Тази страница не е видима в уебсайта

 

Ако искаш бърз отговор на електронните си писма, трябва да си наясно с няколко основни правила за тяхното съставяне. И не бързай със заключенията, че тази информация ти е напълно излишна. В съвременния свят, електронните писма заемат все по-голяма роля в бизнес общуването, а и да не пренебрегваме фактът, че чрез писмата е много по-трудно да създадеш необходимото впечатление, отколкото чрез  визуалния контакт.  Тук разполагаш с единственото оръжие - умело да организираш мислите си и като изказ, и като оформяне на писмото.

 

 

А ето и някои от основните правила, с които е добре да се съобразим при електронната бизнес-комуникация:

  1. Задължително използвай полето "относно".

    Ако писмото няма тема, то може да бъде прието за спам, да попадне директно в спам-директорията на програмата за електронна поща или пък, ако все пак влезе в директория "кутия", адресатът може да го изтрие директно.


    С това правило е особено важно да се съобразиш, ако си отправил някаква молба или запитване и се нуждаеш от незабавен отговор.


    В "относно" не записвай общи думи като „съвещание". По-добре е да бъдеш по-конкретен например: „Важно съвещание на 1 декември". Но разбира се, само ако съвещанието наистина е важно. Думите като „важно" и „спешно" трябва да се използват по предназначение, тъй като в противен случай, ако адресатът вече е бил подведен от теб може и да не обърне внимание на писмата ти.


  2. Старай се писмата ти да бъдат максимално кратки.

    Хората, ценящи всяка минута време, няма да обърнат внимание на едно твърде дълго писмо.


    Първото изречение трябва да съдържа същността на писмото - това ще помогне на получателя да разбере колко важен за теб е неговият незабавен отговор. А по-нататък можеш малко по-подробно да изясниш проблема.


    Ако писмото е по-дълго от няколко изречения, трябва да го структурираш добре. Раздели го на абзаци - това ще го направи по-прегледно и ще улесни адресата при неговото четене.


  3. Провери правописа си.

    Дори да си убеден, че пишеш грамотно, преди да изпратиш писмото, провери още веднъж дали текстът е написан правилно. Възползвай се от специалните програми, които незабавно подчертават думите, в които са допуснати грешки.


  4. Ако пишеш на определено лице за първи път имейл, не забравяй да посочиш всички възможни контакти.


    Най-добре е да си съставиш конкретен подпис, който да включва твоето име, длъжност, телефон, e-mail и другите необходими данни. Това ще позволи на адресата да отговори, както му е най-удобно: по телефона, факса или чрез e-mail.


  5. Използвай обикновен текст  за писмото си, без да го форматираш.

    Това ще ти гарантира, че получателят ще прочете писмото ти независимо от това какви програми използва.


  6. Проверявай размера на файловете.

    Не си струва да изпращаш файлове с размер от няколко мегабайта, ако не си убеден, че получателят ще може бързо да ги изтегли.

 

Нека взаимно да ценим времето си!


Коментари за Ако искаш незабавен отговор на имейлите си...

.com

Бъди първи, който ще напише коментар







Ние се грижим за вашите данни и ще използваме бисквитки само за да подобрим вашето преживяване.
OK, със светла тема OK OK, с тъмна тема тема Не желая Декларация за поверителност
!
Сигурни ли сте, че искате да изчистите списъка с любими?
ДА НЕ
ЗАТВОРИ
86.30514US